App voor bonnetjes: zo houd je je uitgaven makkelijk bij

Een app voor bonnetjes laat je papieren kassabonnen direct inscannen met je telefoon, zodat je niets hoeft te bewaren en je administratie altijd up-to-date is. Handig voor zzp’ers, freelancers en iedereen die zakelijke uitgaven wil bijhouden voor de Belastingdienst.

Wat doet een app voor bonnetjes precies?

Met een bonnetjes-app maak je een foto van je kassabon via de camera van je telefoon. De app herkent automatisch de datum, het bedrag en soms ook de leverancier. Die gegevens worden opgeslagen in een digitale administratie, zodat je ze later kunt terugvinden of doorsturen naar je boekhouder.

Je hoeft dus geen schoenendoos meer vol te proppen met verkreukelde papieren bonnetjes. Zodra je ergens betaalt, scan je het bonnetje ter plekke in en klaar. Raakt het origineel kwijt of vervaagt het, dan heb je nog altijd de digitale versie.

Voor wie is een bonnetjes-app nuttig?

Zzp’ers en kleine ondernemers hebben het meeste voordeel. Zij moeten zakelijke kosten kunnen aantonen bij de Belastingdienst, en een digitaal archief van gescande bonnen is daarvoor een prima bewijs. Maar ook werknemers die onkosten declareren bij hun werkgever, besparen zichzelf veel gedoe met een bonnetjes-app.

Denk aan een reiskostendeclaratie na een treinreis, een lunchbon van een zakelijke afspraak of een parkeerticket. In plaats van die bonnen in je jaszak te stoppen en halverwege de week kwijt te raken, scan je ze meteen in.

Gekko bonnen: een app voor bonnetjes in de App Store

Een voorbeeld van een Nederlandse app voor bonnetjes is Gekko Bonnen (officiële naam: Gekko Bonnen, Onkosten Scan). Je vindt deze app in de App Store voor iPhone. De app werkt met de camera van je telefoon: je scant een bon, en die wordt direct toegevoegd aan een overzicht dat klaar is voor de Belastingdienst. De bediening is eenvoudig gehouden, zodat je er zonder handleiding mee uit de voeten kunt.

Naast Gekko Bonnen zijn er meerdere vergelijkbare apps beschikbaar, zowel in de App Store (Apple) als in de Google Play Store (Android). Welke het beste bij je past, hangt af van je boekhoudprogramma en of je wilt koppelen met software als Moneybird, Exact of SnelStart.

Waar let je op bij het kiezen van een bonnetjes-app?

• Automatische tekstherkenning (OCR): een goede app leest het bedrag en de datum zelf uit, zodat je dat niet handmatig hoeft in te typen.
• Koppeling met boekhoudsoftware: wil je bonnen direct in je boekhouding hebben, let dan op of de app integreert met het pakket dat je al gebruikt.
• Cloudopslag: bonnen worden beveiligd opgeslagen, zodat je er altijd bij kunt, ook als je telefoon kapotgaat.
• Exportmogelijkheden: kun je de bonnen exporteren als PDF of CSV? Dat is handig bij een belastingaangifte of een controle.
• Prijs: sommige apps zijn gratis met beperkte functies, andere werken met een maandabonnement. Vergelijk wat je krijgt voor de prijs.

Zijn gescande bonnetjes geldig voor de Belastingdienst?

Ja. De Belastingdienst accepteert digitale kopieën van bonnetjes, mits de scan duidelijk en leesbaar is en alle gegevens zichtbaar zijn: datum, bedrag, naam van de leverancier en het btw-nummer. Je hoeft het originele papieren bonnetje dan niet apart te bewaren. Wel geldt de standaard bewaarplicht van zeven jaar voor zakelijke administratie.

Zorg dat de foto scherp is en dat het hele bonnetje in beeld staat. Een wazige of afgesneden scan is geen geldig bewijs. Goede bonnetjes-apps waarschuwen je soms als de kwaliteit van de scan te laag is.

Een app voor bonnetjes bespaart je tijd en gedoe. Scan je bon direct na een aankoop, geef hem de juiste categorie mee en je administratie loopt automatisch bij. Zo sta je nooit meer voor verrassingen bij je jaarlijkse aangifte of een onkostendeclaratie.