WhatsApp afwezigheidsbericht instellen: zo doe je het stap voor stap

Een WhatsApp afwezigheidsbericht stuur je automatisch naar iedereen die je een bericht stuurt terwijl je niet beschikbaar bent. Dit werkt alleen via WhatsApp Business, niet via de gewone WhatsApp-app. Zodra je de functie inschakelt, ontvangen contacten of klanten meteen een automatisch antwoord, zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.

Wat je nodig hebt: WhatsApp Business

De afwezigheidsfunctie zit uitsluitend in WhatsApp Business. Heb je de gewone WhatsApp-app? Dan is automatisch afwezig melden niet mogelijk. WhatsApp Business is gratis te downloaden via de App Store of Google Play en werkt op hetzelfde telefoonnummer als je gewone account, maar je kunt niet beide apps tegelijk op één nummer gebruiken.

WhatsApp Business is bedoeld voor ondernemers en zelfstandigen, maar ook iemand die privé wat meer grip wil op automatische reacties kan de app gebruiken. Er zijn geen kosten aan verbonden voor de basisversie.

WhatsApp afwezigheidsbericht instellen: stap voor stap

De instelling is via iPhone en Android vrijwel gelijk. Volg deze stappen:

• Open WhatsApp Business en ga naar het tabblad Tools (of via Instellingen op iPhone).
• Tik op Afwezigheidsbericht.
• Schakel Verstuur afwezigheidsbericht in.
• Tik op het veld bij Bericht om de tekst van je afwezigheidsbericht te bewerken.
• Stel een tijdschema in: altijd, buiten bepaalde uren, of alleen in een aangepast tijdvak.
• Kies voor wie het bericht geldt: alle contacten, alleen mensen die niet in je telefoonboek staan, of iedereen behalve bepaalde contacten.
• Sla de instellingen op.

Vanaf dat moment verstuurt WhatsApp Business automatisch jouw afwezigheidsbericht zodra iemand je een bericht stuurt binnen het ingestelde tijdvak.

Wat zet je in een afwezigheidsbericht?

Een goed afwezigheidsbericht is kort en geeft de lezer meteen duidelijkheid. Denk aan: wanneer je weer bereikbaar bent, hoe urgent contact opnemen kan, en eventueel een alternatief contactkanaal. Een paar praktische voorbeelden:

• “Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel niet beschikbaar en reageer zo snel mogelijk, uiterlijk op de volgende werkdag.”
• “Onze winkel is gesloten. We zijn bereikbaar van maandag tot vrijdag van 9:00 tot 17:00. Je hoort dan snel van ons.”
• “Ik ben met vakantie tot [datum]. Voor spoed kun je mailen naar info@voorbeeld.nl.”

Houd het bij maximaal twee tot drie zinnen. Een te lang bericht lezen mensen zelden helemaal.

Tijdschema instellen: wanneer verstuurt het bericht zich?

Je kunt kiezen uit drie opties voor het tijdschema:

• Altijd: het bericht gaat naar iedereen die je benadert, ongeacht tijdstip.
• Aangepast schema: je stelt zelf begin- en eindtijd in. Handig voor buiten kantooruren.
• Buiten openingstijden: WhatsApp Business koppelt dit aan de openingstijden die je in je bedrijfsprofiel hebt ingevuld.

De derde optie werkt het gemakkelijkst als je al openingstijden hebt ingesteld in je profiel. Dan hoef je de tijden maar op één plek bij te houden.

Veelgemaakte fouten en valkuilen

Een fout die veel mensen maken: ze schakelen het afwezigheidsbericht in maar vergeten het weer uit te zetten. Contacten ontvangen dan ook een automatisch bericht als je gewoon aan het werk bent. Check na een vakantie of vrije dag altijd of de instelling nog actief is.

Een andere valkuil is dat het bericht te generiek klinkt. “Ik ben er niet” zegt weinig. Voeg altijd iets toe over wanneer je wel reageert, anders weet de ontvanger niet waar die aan toe is.

Tot slot: het afwezigheidsbericht werkt alleen als je telefoon en de app actief zijn. Zet je je telefoon helemaal uit of verwijder je de app, dan wordt er geen bericht verstuurd. Zorg dat WhatsApp Business op de achtergrond kan draaien.

Een WhatsApp afwezigheidsbericht instellen kost je minder dan twee minuten en voorkomt dat klanten of contacten onnodig lang op een reactie wachten. Pas de tekst aan op jouw situatie en controleer het tijdschema zodat het bericht precies verstuurd wordt wanneer jij niet beschikbaar bent.