Inspectie-app gebruiken? Hier moet je op letten

Als er iets belangrijk is op de werkvloer, dan is het wel veilig kunnen werken. Ondernemers in Nederland zijn volgens de Arbowet verplicht om een veilige werkomgeving aan te bieden aan hun werknemers. Dit om de kans op bedrijfsongevallen zoveel mogelijk te verminderen. Denk bijvoorbeeld aan ongevallen met machines of met bedrijfsbrand.

Er bestaan verschillende soorten keuringen die een bedrijf uit kan laten voeren om er zo zeker van te zijn dat ze bijvoorbeeld risico’s op brand verkleinen. Dat gebeurt bijvoorbeeld met de Scope 10-keuring: een inspectie waarbij de volledige elektrische installatie binnen een bedrijf wordt nagekeken. Deze keuringen kunnen steeds sneller en beter worden uitgevoerd door middel van speciale inspectie-apps. In dit artikel vertellen we je er meer over.

Wat zijn inspectie-apps in het algemeen?

Door de jaren heen zijn er talloze apps ontwikkeld waar we gebruik van kunnen maken. Dit zijn allang niet alleen de ‘leuke’ apps voor alledag; apps worden ook steeds vaker ingezet om te gebruiken voor zakelijke doeleinden die met veiligheid te maken hebben, zoals keuringen en inspecties. Zogeheten inspectie-apps zijn speciaal gemaakt om keuringen eenvoudiger, veiliger en vooral efficiënter te maken. Ze worden gebruikt in diverse branches, zoals de bouw, onderhoud en veiligheid, installatietechniek en nog veel meer. Neem bijvoorbeeld de inspectie app van Incontrol, die speciaal gemaakt is met verschillende kant-en-klare templates die ontwikkeld zijn per sector.

Het grote voordeel van het gebruik van inspectie-apps is dat je ze kunt gebruiken om papieren checklists en fysieke rapporten te vervangen. Met de komst van dit soort handige apps gebeurt namelijk alles digitaal, waardoor het inspectieproces een stuk efficiënter verloopt. De kans op het maken van fouten is kleiner, evenals de kans op het verlies van belangrijke gegevens. Dat is van groot belang wanneer er bijvoorbeeld gecontroleerd wordt op de brandveiligheid van elektrische apparaten, zoals bij de welbekende Scope 10-keuring het geval is. Of wanneer de veiligheid van zonnepaneleninstallaties wordt gecheckt, wat bij de Scope 12-keuring gebeurt. Kortom: inspectie-apps zijn eigenlijk onmisbaar geworden bij keuringen en inspecties van bedrijven.

Dit is waarom inspectie-apps steeds vaker de norm worden

Net als in andere branches is het niet heel gek dat de digitalisering in de wereld van inspecties heeft doorgezet. Sterker nog: digitalisering speelt een grote rol in de modernisering van verschillende werkprocessen, dus ook op dit gebied. Wat er zo fijn aan is, is bijvoorbeeld dat speciale inspectie-apps handmatige processen overbodig maken. Men kan er snellere inspecties mee uitvoeren, omdat inspecteurs minder tijd kwijt zijn aan het schrijven van rapporten en het invullen van de papieren checklists. Alles wordt namelijk meteen digitaal verwerkt. Daarbij wordt data direct opgeslagen en kan het zelfs meteen worden gedeeld met de klant (of met collega’s). Deze nieuwe efficiëntie leidt onder andere tot een hogere productiviteit, maar ook tot lagere kosten.

Wat daarnaast essentieel is, is dat inspectie-apps menselijke fouten minimaliseren. Vaak zijn dit soort apps namelijk gebaseerd op bekende normen, zoals de NEN 3140 of de NEN 1010. Hierdoor worden alle inspecties hetzelfde uitgevoerd en is er geen ruimte voor het maken van fouten. Ook kun je automatische berekeningen verwachten, waardoor fouten door handmatige berekeningen verleden tijd zijn. Kortom: inspecties en de documentatie ervan worden kwalitatief gezien een stuk beter. Je moet ook niet vergeten dat bedrijven steeds vaker moeten voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving omtrent veilig werken, waardoor keuringen sowieso vaker voor zullen komen. Een inspectie-app helpt om dit proces te versnellen en te vereenvoudigen.

Hier moet je op letten wanneer je voor een inspectie-app gaat

Een handige inspectie-app kan je werk als inspecteur dus een stuk gemakkelijker en vooral nauwkeuriger en efficiënter maken, ongeacht de branche waarin je werkzaam bent. Met behulp van een kwalitatieve app minimaliseer je fouten zoveel mogelijk en kun je gestructureerd werken. Maar: logischerwijs is niet iedere inspectie-app hetzelfde. Gebruik daarom de onderstaande tips om te weten waar je op moet letten wanneer je een inspectie-app wil gebruiken.

Weet welke inspectie-app je nodig hebt voor je werkzaamheden

Omdat niet iedere inspectie-app hetzelfde is of geschikt is voor iedere sector is het goed om te weten welke app je moet gebruiken voor je werkzaamheden. Ga daarom op zoek naar een app die specifiek ontworpen is voor jouw werkveld, zodat je ook meteen zeker weet dat de app voldoet aan alle normen en eisen. Controleer bijvoorbeeld of de app over checklists beschikt die passen bij de normen waar je mee werkt, zoals NEN 3140.

Let ook op hoe gebruiksvriendelijk de inspectie-app is

Daarnaast wil je natuurlijk wel een inspectie-app gebruiken die eenvoudig en soepel werkt. Met zo’n app bespaar je namelijk tijd en geld en voorkom je eventuele fouten. Let bijvoorbeeld op de interface van de app: is de navigatie goed te gebruiken en logisch? En kun je alle gegevens eenvoudig en snel invullen? Extra tip: ga voor een inspectie-app die je ook zonder internetverbinding kunt gebruiken. Het kan immers altijd voorkomen dat je inspecties moet uitvoeren op plekken zonder bereik of wifi.

Check over welke functies de inspectie-app beschikt

Wat ook nog goed is om te weten, is dat iedere inspectie-app over eigen functionaliteit beschikt. Niet iedere app heeft dezelfde functies. Maar: een inspectie-app heeft toch echt enkele basisfuncties nodig, zoals fotodocumentatie voor het uploaden van foto’s die je kunt koppelen aan bepaalde inspectiepunten, automatische rapportage waarbij je een rapport krijgt direct na de inspectie en een handig gegevensbeheer. Wat ook handig is: sommige inspectie-apps bieden directe integratie met meetinstrumenten die worden gebruikt bij de keuring. Ook dat is ideaal bij het beoordelen van bepaalde zaken, zoals het beoordelen van de brandveiligheid van elektrische installaties.

Let ook op hoe veilig de inspectie-app is

Waar je tot slot zeker op moet letten bij het uitkiezen van een inspectie-app is hoe veilig de app is. Bij een inspectie verzamel je namelijk gevoelige informatie over klanten, installaties en locaties. Vooral wanneer je werkt met persoonsgegevens, is het een must dat de app voldoet aan de regels van de AVG. Verder moet de app data kunnen versleutelen, zodat je zeker weet dat alle gegevens veilig worden bewaard. En wat dacht je van het toegangsbeheer? Het is prettig om zelf te kunnen controleren wie er toegang heeft tot bepaalde gegevens van de inspectie-app. Zo heb je altijd een duidelijk overzicht.

Kort samengevat zijn inspectie-apps vandaag de dag onmisbaar in de keuringsbranche. Met zo’n handige app kunnen inspecteurs sneller, efficiënter en veel nauwkeuriger werken. Ga in dat geval wel altijd alleen voor een inspectie-app die past bij de specifieke behoeften van het werkveld waarin de app gebruikt moet worden. Let onder andere op de veiligheid van de app en check de verschillende functies, zodat je zeker weet dat de app aan jouw wensen voldoet.