WhatsApp automatisch antwoord instellen: zo werkt het

Met een WhatsApp automatisch antwoord stuur je klanten of contacten meteen een bericht terug, ook als je zelf niet beschikbaar bent. Dit werkt via de afwezigheidsfunctie in WhatsApp Business, de zakelijke versie van WhatsApp. Je stelt een tekst in die automatisch verstuurd wordt zodra iemand je een bericht stuurt terwijl jij niet bereikbaar bent.

De gewone WhatsApp-app (voor particulieren) heeft geen ingebouwde functie voor automatische antwoorden. Wil je dit gebruiken, dan heb je WhatsApp Business nodig. Die app is gratis te downloaden voor zowel Android als iPhone.

Hoe stel je een WhatsApp automatisch antwoord in?

In WhatsApp Business zit de afwezigheidsberichtfunctie ingebouwd. Zo zet je hem aan:

• Open WhatsApp Business en ga naar Instellingen.
• Tik op Zakelijke tools en vervolgens op Afwezigheidsbericht.
• Zet de schakelaar aan bij “Afwezigheidsbericht verzenden”.
• Tik op het potloodje om je berichttekst aan te passen.
• Stel in wanneer het bericht wordt verzonden: altijd, buiten kantooruren, of op een zelf gekozen tijdschema.
• Kies naar wie het bericht gaat: iedereen, alleen mensen niet in je contacten, of een specifieke groep ontvangers.
• Sla je instellingen op.

Zodra iemand je een bericht stuurt in de ingestelde periode, ontvangt die persoon automatisch jouw afwezigheidsbericht. Je hoeft zelf niets te doen.

Wat zet je in een automatisch antwoord?

WhatsApp laat je de tekst volledig zelf bepalen. Een goed automatisch antwoord is kort, duidelijk en geeft de ontvanger iets om op te wachten. Denk aan:

• Een begroeting en de melding dat je niet direct beschikbaar bent.
• Wanneer je wel reageert, bijvoorbeeld “We beantwoorden berichten op werkdagen tussen 9:00 en 17:00 uur.”
• Een alternatieve contactmogelijkheid als dat van toepassing is, zoals een e-mailadres of telefoonnummer.

Voorbeeld van een eenvoudig automatisch antwoord: “Bedankt voor je bericht! We zijn momenteel niet beschikbaar, maar reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één werkdag. Dringende zaken? Bel ons op 020-1234567.”

Houd de toon consistent met hoe je normaal communiceert. Een formeel bedrijf gebruikt andere taal dan een kleine lokale winkel. De standaardtekst die WhatsApp Business invult, kun je direct overschrijven.

Tijdschema instellen voor het automatisch antwoord

Je kunt kiezen wanneer het automatische antwoord actief is. WhatsApp Business biedt drie opties:

• Altijd: het bericht gaat altijd de deur uit, ook als je gewoon aan het werk bent.
• Aangepast schema: je stelt zelf een begin- en eindtijd in, bijvoorbeeld van 18:00 tot 9:00 uur.
• Buiten kantooruren: deze optie werkt samen met de kantooruren die je in je bedrijfsprofiel hebt ingesteld.

De optie “buiten kantooruren” is voor de meeste bedrijven het handigst. Je stelt je openingstijden eenmalig in, en het afwezigheidsbericht past zich daar automatisch op aan. Verander je openingstijden, dan past het schema mee.

Wat zijn de beperkingen van WhatsApp automatisch antwoord?

Er zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden. Het automatisch antwoord werkt alleen in WhatsApp Business, niet in de gewone app. Groepsberichten krijgen geen automatisch antwoord. En als je het schema niet goed instelt, kan het bericht ook worden verzonden op momenten dat je gewoon beschikbaar bent. Dat oogt onprofessioneel.

Wil je uitgebreidere automatisering, zoals chatbots, meerdere medewerkers in één WhatsApp-account of integratie met een klantenservicesysteem? Dan is de WhatsApp Business API (ook wel WhatsApp Business Platform genoemd) een stap verder. Die is bedoeld voor grotere bedrijven en werkt via externe softwarepartners.

Voor de meeste kleine bedrijven, zelfstandigen en winkels is de gratis WhatsApp Business-app ruim voldoende. Zet je afwezigheidsbericht eenmalig goed in, en klanten weten altijd waar ze aan toe zijn, ook als jij even niet achter je telefoon zit.