De onmisbare rol van een privacy officer binnen een organisatie

Toezicht op het naleven van privacyregels

Een privacy officer let erop dat een organisatie zich aan de privacywetgeving houdt. In Nederland is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze regels bepalen hoe bedrijven persoonlijke informatie moeten opslaan, verwerken en gebruiken. De privacy officer zorgt ervoor dat dit netjes gebeurt en dat er geen fouten worden gemaakt. Dit is belangrijk, want een boete voor het niet juist omgaan met persoonsgegevens kan hoog oplopen. Door te letten op de regels beschermt de privacy officer niet alleen de gegevens maar ook de reputatie van het bedrijf. Ook afdelingen die geen directe link met persoonsgegevens hebben, kunnen door hun werkzaamheden onbedoeld met deze regels in aanraking komen. Daarom informeert de privacy officer ook overig personeel over de basisregels rondom privacy.

Het geven van advies en informatie aan medewerkers

Naast controlloeren is voorlichting geven een van de grootste taken van een privacy officer. Veel medewerkers weten niet altijd goed wat wel of niet mag als het om persoonsgegevens gaat. De privacy officer geeft uitleg, leuke voorbeelden en duidelijke instructies. Zo weten collega’s precies waar ze op moeten letten als ze met gevoelige informatie werken. De privacy officer houdt ook cursussen of stuurt simpele nieuwsbrieven rond met handige tips. In een organisatie werken vaak mensen met allerlei verschillende functies. Ook mensen die bij overig werk betrokken zijn, moeten veilig om kunnen gaan met privacygevoelige gegevens. De privacy officer zorgt dus dat iedereen de juiste informatie krijgt, zodat niemand per ongeluk een fout maakt.

Handelen bij datalekken en incidenten

Een ongeluk zit in een klein hoekje. Soms gaat er toch iets mis en worden er per ongeluk gegevens gelekt of verkeerd gebruikt. De privacy officer weet precies wat er dan moet gebeuren. Als er sprake is van een datalek, wordt er snel een onderzoek gestart. De privacy officer beoordeelt het incident, kijkt welke gegevens zijn gelekt en wie er mogelijk last van heeft. Daarna zorgt diegene ervoor dat de juiste mensen, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, op tijd worden ingelicht. Ook worden de stappen besproken om te voorkomen dat een soortgelijke fout nog een keer gebeurt. Dit alles gebeurt altijd nauw samen met andere betrokken partijen binnen het bedrijf, waaronder het team voor overig beheer dat mogelijk indirect geraakt is.

Nieuwe projecten toetsen op privacy

Bedrijven starten vaak nieuwe projecten of diensten waarbij gegevens van mensen worden verzameld of gebruikt. Denk aan het ontwikkelen van een app of het bijhouden van klantinformatie. Vooraf bekijkt de privacy officer of alles veilig gebeurt en binnen de regels past. Dit heet een privacytoets. Hierbij worden vragen gesteld als: Welke gegevens worden verwerkt? Waar worden die opgeslagen? Wie kan erbij? Ook wordt bekeken of gegevens echt nodig zijn, of dat het misschien met minder kan. De privacy officer geeft vervolgens advies om aanpassingen te maken waar nodig. Op deze manier zijn niet alleen IT-afdelingen, maar ook overig betrokken personeel verzekerd van een goede aanpak rondom gegevensbescherming.

Kennis en samenwerking binnen de hele organisatie

Een privacy officer werkt vaak samen met verschillende teams. Dit kunnen juridische medewerkers zijn, maar ook mensen van HR, marketing of overig management. Door samen te werken, is het makkelijker om problemen snel te zien en op te lossen. De privacy officer blijft goed op de hoogte van veranderingen binnen én buiten de organisatie. Zo blijven de maatregelen altijd passen bij de nieuwste regels. Hij of zij is een vast aanspreekpunt wanneer er interne vragen zijn over privacy. Ook zoekt de privacy officer contact met externe partijen als dat nodig is. Zo blijven bedrijven, hun klanten en overig personeel veilig.

Meest gestelde vragen over wat doet een privacy officer

• Welke opleidingen heeft een privacy officer meestal gevolgd?

  Een privacy officer heeft vaak een juridische achtergrond of heeft opleidingen gevolgd over privacywetgeving, zoals de AVG. Soms zijn er ook speciale cursussen voor privacy officers die gevolgd kunnen worden.

• Wat is het verschil tussen een privacy officer en een functionaris gegevensbescherming?

  Een functionaris gegevensbescherming is wettelijk aangewezen om toezicht te houden op de naleving van de privacywet. Een privacy officer doet veel van hetzelfde werk, maar is niet altijd verplicht volgens de wet.

• Hoe weet je of je bedrijf een privacy officer nodig heeft?

  Een privacy officer is handig bij bedrijven die veel gegevens verwerken of gevoelige informatie beheren. Bij sommige organisaties, zoals gemeenten of ziekenhuizen, is het zelfs verplicht om zo’n specialist te hebben.

• Mag een privacy officer ook andere taken uitvoeren binnen het bedrijf?

  Ja, een privacy officer mag andere taken hebben zolang er geen belangenverstrengeling is. Het belangrijkste is dat diegene onafhankelijk het werk kan doen en advies kan geven zonder druk van anderen.

• Waarom is het werk van een privacy officer belangrijk voor overig personeel?

  Het werk van een privacy officer zorgt ervoor dat iedereen binnen een organisatie, dus niet alleen de mensen op kantoor maar ook overig personeel, weet hoe ze veilig met persoonlijke gegevens om moeten gaan. Zo worden fouten voorkomen en blijven gegevens beschermd.